Steuernews vom 02.01.2018

Aufbewahrungs­pflichten für Buchführungs­unterlagen

Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren (§ 147 AO). Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Der Zugriff auf diese Daten muss während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Bei einem Wechsel des betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen bzw. die bisherigen Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Ist jedoch die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (§§ 169, 170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zulässig.

Nachfolgend eine tabellarische Übersicht, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen:

      A

Abrechnungsunterlagen 10 Jahre
Abtretungserklärungen 6 Jahre
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Jahre
Akkreditive 6 Jahre
Aktenvermerke 6 Jahre
Angebote mit Auftragsfolge 6 Jahre
Angestelltenversicherung (Belege) 10 Jahre
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 Jahre
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre
Ausgangsrechnungen 10 Jahre
Außendienstabrechnungen 10 Jahre

      B

Bankbelege 10 Jahre
Bankbürgschaften 6 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10 Jahre
Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
BAB mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 Jahre
Betriebskostenrechnungen 10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre
Bewertungsunterlagen 10 Jahre
Bewirtungsunterlagen 10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre

      D

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 Jahre
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 Jahre
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10 Jahre

      E

Einfuhrunterlagen 6 Jahre
Eingangsrechnungen 10 Jahre
Einheitswertunterlagen 10 Jahre
Essenmarkenabrechnungen 6 Jahre
Exportunterlagen 6 Jahre

      F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 Jahre
Finanzberichte 6 Jahre
Frachtbriefe 6 Jahre

     G

Gehaltslisten 10 Jahre
Geschäftsberichte 10 Jahre
Geschäftsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutscheine) 6 Jahre
Geschenknachweise 6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Jahre
Grundbuchauszüge 6 Jahre
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 Jahre
Gutschriftsanzeigen 6 Jahre

     H

Handelsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutschriften) 6 Jahre
Handelsbücher 10 Jahre
Handelsregisterauszüge 6 Jahre
Hauptabschlussbericht (wenn anstelle der Bilanz) 10 Jahre

      I

Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahre

      J

Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre
Journale (Hauptbuch oder Kontokorrent) 10 Jahre

      K

Kalkulationsunterlagen 6 Jahre
Kassenberichte 10 Jahre
Kassenbücher und -blätter 10 Jahre
Kassenzettel 6 Jahre
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 Jahre
Kontenregister 10 Jahre
Kontoauszüge 10 Jahre
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre

      L

Lagerbuchführungen 10 Jahre
Lieferscheine 10 Jahre
Lohnbelege 10 Jahre
Lohnkonto 6 Jahre
Lohnlisten 6 Jahre

     M

Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
Mahnbescheide 6 Jahre
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre

     N

Nachnahmebelege 10 Jahre
Nebenbücher 10 Jahre

     O

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 Jahre

      P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre
Postbankauszüge 10 Jahre
Preislisten 6 Jahre
Protokolle 6 Jahre
Prozessakten 10 Jahre

      Q

Quittungen 10 Jahre

      R

Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
Rechnungen (soweit keine Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahre

      S

Sachkonten 10 Jahre
Saldenbilanzen 10 Jahre
Schadensunterlagen 6 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre
Schriftwechsel 6 Jahre
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre
Spendenbescheinigungen 6 Jahre
Steuerunterlagen (soweit nicht f. d. FinVerw von Bedeutung) 6 Jahre

     T

Telefonkostennachweise 10 Jahre

     U

Überstundenlisten 6 Jahre

     V

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
Verkaufsbücher 10 Jahre
Vermögensverzeichnis 10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 6 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen 6 Jahre
Versicherungspolicen 6 Jahre
Verträge 6 Jahre

     W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre
Wechsel 10 Jahre

      Z

Zahlungsanweisungen 10 Jahre
Zollbelege 6 Jahre
Zwischenbilanz (Gesellschafterwechsel / Umstellung d. Wj.) 10 Jahre

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